OBLIGATION D’IDENTIFICATION ET DE VERIFICATION

Le Barreau du Québec et les autres organismes qui réglementent la profession juridique imposent certaines règles relatives à l’identification des clients lors de l’ouverture de dossiers ou lorsque nos services sont retenus dans le cadre de l’utilisation de comptes en fidéicommis.

« Le nouveau Règlement sur la comptabilité et les normes d’exercice professionnel des avocats est entré en vigueur le 8 juillet 2010.

Le règlement prévoit de nouvelles règles en matière d’identification et de vérification de l’identité des clients. Ces règles émanent d’un règlement type élaboré par la Fédération des ordres professionnels de juristes du Canada. Des règles identiques ont été mises en vigueur dans toutes les autres provinces et territoires du Canada afin de prévenir l’utilisation des comptes en fidéicommis des avocats à des fins d’opération de blanchiment d’argent ou de financement d’activités terroristes. Ces règles s’inscrivent dans le cadre des engagements que le Canada a pris auprès du Groupe d’Action financière (GAFI).

Le nouveau règlement prévoit que tout avocat exerçant au Québec a, pour chaque nouveau dossier, l’obligation de procéder à l’identification de son client. De plus, l’avocat devra, dans certaines circonstances précises, vérifier l’identité de son client. Ces règles s’appliquent même pour des clients avec qui l’avocat est en relation d’affaires depuis de nombreuses années. »

Extrait de l’Avis aux membres du Barreau du Québec, août 2010

Ainsi, lors de l’ouverture d’un nouveau compte client pour une société ou un organisme, nous devons recueillir de l’information sur cette entité, dont sa dénomination sociale, ses coordonnées, le numéro de certificat de constitution ou d’identification et le lieu de sa délivrance ainsi que la nature générale des activités de la société ou de l’organisme qui n’est pas une institution financière, un organisme public ou un émetteur assujetti. On doit également obtenir le nom, le poste, l’adresse et le numéro de téléphone des personnes autorisées qui donnent des directives relatives au mandat ou au contrat de service. Lors de l’ouverture d’un compte client pour une personne physique (un particulier), nous devons obtenir les coordonnées du client ainsi que son occupation.

En outre, le règlement nous impose une nouvelle obligation, soit celle de procéder à la vérification de l’identité, dans certaines circonstances précises, des clients et de certains tiers. Cette règle de vérification ne s’applique que si le mandat ou le contrat de service nécessite une opération financière, notamment la réception, le paiement ou le virement de fonds, ou si l’avocat donne des directives à l’égard de telles activités effectuées autrement que par un transfert électronique de fonds. Des exceptions viennent limiter davantage le champ d’application de cette obligation.

En vertu de ce règlement, nous devons prendre tous les moyens raisonnables pour procéder à la vérification de l’identité. Cette vérification doit être basée sur des documents, données ou renseignements provenant d’une source fiable et indépendante. Nous devons obtenir et conserver au dossier une copie de ces renseignements sur tout support papier ou faisant appel aux technologies de l’information pourvu que des copies puissent en être tirées facilement et en tout temps.

Lorsqu’il s’agit d’une personne physique, voici les documents, données ou informations que nous devons obtenir d’une source fiable et indépendante puis conserver et qui attestent de l’identité de la personne physique : une copie du passeport, une copie du permis de conduire, ou une copie de la carte d’assurance-maladie. Lorsqu’il s’agit d’une société ou d’un organisme, voici les documents, données ou informations que nous devons obtenir d’une autorité compétente puis conserver et qui confirment : i) l’existence, le nom et l’adresse de la société ou de l’organisme; ii) le nom et l’occupation des administrateurs (sauf si la société ou l’organisme est un courtier en valeurs mobilières); et iii) le nom, l’adresse et l’occupation de toutes les personnes qui détiennent 25 % ou plus des parts de l’organisme ou de la société ou des actions votantes de la société par actions.

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